Workflow-Status in Office 365

Die Workflow-Veteranen kenne es: wenn ich in SharePoint einen neuen Workflow veröffentliche, dann wird in der Liste eine neue Spalte erstellt, die den Status des Workflows wiederspiegelt.

In der Regel sind das: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Fehler und Abgebrochen.

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Über entsprechende Actions im Workflow, kann man hier auch einen anderen Status rein schreiben, z.B. ob ein Inhalt genehmigt wurde oder in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Workflow befindet.

Mit SharePoint 2013 hat Microsoft neben der traditionellen Workflow-Engine aus dem .Net Framework auch die Windows Azure Workflows (WAW) mit eingebunden. Diese sind zunächst einmal komplett unabhängig von SharePoint.

Wenn über die WAW ein Workflow veröffentlicht wird, dann wird für diesen Workflow ebenfalls eine neue Spalte angelegt um den Status anzuzeigen, aber der Workflow schreibt im Gegensatz zu den klassischen Workflows wird beim Starten einer neuer Workflow Instanz keinen initialen Status. Das bedeutet, dass die Spalte zunächst leer bleibt.

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Das ist deshalb interessant, weil die Spalte eine Link auf die laufende Workflow-Instanz beinhaltet. Mit einem Klick auf den Link bekommt also direkt alle Aufgaben des Workflows sowie den Workflow-Verlauf angezeigt. Ist die Spalte leer, gibt es als Konsequenz auch keinen Link und somit kommt man nur über das Workflow-Menu des jeweiligen Elements an den Workflowverlauf.

Als Lösung sollte man also als ersten Schritt in einem Workflow immer einen Status setzen – damit sichergestellt ist, dass es den Link in der Spalte auch gibt. Wenn man mit dem SharePoint-Designer einen Workflow erstellt, dann wird automatisch als Status der Name der jeweiligen Workflow-Stufe eingefügt, bei Nintex muss man das manuell mit einer entsprechenden Action machen.

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Zu beachten ist außerdem, dass am Ende des Workflows der Status ggf. noch auf “Abgeschlossen” oder so gesetzt werden sollte. Das gilt sowohl für Nintex als auch für Designer Workflows, sonst bleibt in der Spalte der zuletzt gesetzte Status stehen, der ggf. nicht den tatsächlichen Status des Workflows wiederspiegelt.

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14. Treffen der SharePoint UserGroup Köln – SharePoint Advent

Hallo Liebe Mitglieder und Interessierte,

wir möchten Sie heute herzlich zum SharePoint Advent der SharePoint UserGroup Köln einladen. Wir treffen uns am 15. Dezember im Rheinauhafen in Köln.

Unser Programm:

“SharePoint Advent”

Deutschlandweit treffen sich UserGroups an diesem Tag. Ein buntes Vortragsprogramm rund um das Thema “Internet of Things, Industrie 4.0 und die neue Art des Arbeitens” hat Michael Greth organisiert. Die Vorträge werden auf dem SharePointUserGroup Event in Berlin live gehalten und über Microsoft Channel 9 zu den Treffen der regionalen UserGroups übertragen.

Große Adventsverlosung, Keksbäcker Championship!

Noch nie hat sich Kekse backen so gelohnt. Wir haben von Office Dev Blog Team eine große Office Dev Swag Box bekommen, deren Inhalt wir im Laufe des Abends verlosen werden. Als Hauptpreis haben wir eine Jawbone JamBox Mini bekommen. Die Teilnahme ist denkbar einfach, jeder UserGroup Besucher, der eine Ladung selbst gebackener Kekse zum Treffen mitbringt, nimmt an der Verlosung des Hauptpreises teil. Alle weiteren Preise werden über die Lostrommel unter allen Besuchern verlost.

Hier unser Programm:

17:30 – WarmUp
18:00 – Vorträge
20:30 – Verlosung der Swag Box

Ein kurzer Überblick über die Sprecher:

Alexander Oelling – Sensorberg
Sensorberg möchte mit seiner Beacon-basierten Open Source Lösung den neuen Standard für Annäherungs-Software setzen und damit die Entwicklung technischer Werkzeuge und Lösungen vorantreiben. Durch die Möglichkeit des spezifischen Datenaustauschs über Apps und die Standortbestimmung von vernetzten Geräten in geschlossenen Räumen, steht die iBeacon-Technologie im direkten Zusammenhang mit dem Internet of Things. Was genau liefert Sensorberg für das Internet of Things? Was genau bedeutet Proximity based ambient intelligence für unsere Zukunft? Wie genau kam es zur Kooperation von Sensorberg und Microsoft und durch was zeichnet sie sich aus? Auf diese und mehr Fragen wird Alexander Oelling, Gründer und Geschäftsführer von Sensorberg in seinem Vortrag eingehen.

Christian Lang – Wunderlist
Schon seit der ersten Version läuft Wunderlist auf Windows. Allerdings hat sich die Rolle und Wichtigkeit des Windows-Clients im Laufe der Zeit und von Version zu Version verändert. Genauso hat sich auch das Design und die zugrundliegende Technologie ständig gewandelt. Christian wird uns mitnehmen in die Geschichte von Wunderlist für Windows und einen Einblick geben in die Herausforderungen bei der Entwicklung einer plattformübergreifenden App und der Arbeit in einem Design-getriebenen Team.

Paul Hopton – relayr.io
Paul ist ‎Chief Engineer des Berliner Startups relayr, das mit seiner Open-Sensor-Cloud-Plattform Entwicklern einen schnellen und einfachen Projektstart für drahtlose Anwendungen und Prototypen ermöglicht. Paul gibt einen Einblick in das Internet der Dinge und stellt das Sensorkit “Wunderbar” vor. Es sieht aus wie eine Tafel Schokolade, beinhaltet aber verschiedene Sensoren, die unter anderem Temperatur, Feuchtigkeit oder Bewegung messen und über Bluetooth LE kommunizieren.

Christoph Buschbeck – Computacenter
Christoph ist Senior Consultant bei Computacenter und in seiner Rolle zu den Themen IoT und Industrie 4.0 unterwegs. Er wird aus der Sicht eines Microsoft Partners schildern, welche Auswirkungen Industrie 4.0 und IoT auf das traditionelle Office IT Systemhaus-Geschäft haben, wie sich Computacenter auf diesen Wandel eingestellt und welche ersten Projekte bereits umgesetzt wurden.

Über Ihre Teilnahme und interessante Diskussionen würden wir uns sehr freuen.

Hier noch einmal die Daten:

SharePoint UserGroup Köln

Termin: Dienstag, 15.12.2015 – 17:30 Uhr

Ort: ConVista Consulting AG, Im Zollhafen 15/17, 50678 Köln

Parken: Parkplätze stehen in der Tiefgarage im Rheinauhafen zur Verfügung, bitte in der Nähe des Aufgangs 3.04 parken.

Öffentliche Verkehrsmittel:
– U-Bahn Linie 16 ab Dom-Hbf bis Haltestelle Ubierring (ca. 15 Min.), Fußweg vom Ubierring bis zu ConVista ca. 10 Minuten
– U-Bahn Linie 15 ab Rudolfplatz bis Haltestelle Ubierring (ca. 11 Min.), Fußweg vom Ubierring bis zu ConVista ca. 10 Minuten
– Bus Linie 106 ab Heumarkt bis Haltestelle Rheinauhafen (ca. 7 Min), Fußweg vom Rheinauhafen bis zu ConVista ca. 2 Minuten

Anmeldung:
Um Anmeldung für diese Veranstaltung wird gebeten.
Bitte melden Sie sich zum Treffen der SharePoint UserGroup nur an, wenn Sie auch wirklich teilnehmen möchten.

Die Anmeldung kann erfolgen über:
eMail: info@sharepoint-rhein-ruhr.de oder ug-koeln@mysharepoint.de

XING: https://www.xing.com/net/prib6b3dax/spugcgn

Ansprechpartner:
Andrej Doms (ConVista Consulting)
Tel. 0178 888 6018

Neben den Vorträgen gibt es bei einem Snack hoffentlich reichlich Gelegenheit für Sie, mit den anwesenden Experten ins Gespräch zu kommen.
Wir freuen uns, Sie alle am 15 Dezember begrüßen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen

Andrej und Henning

Recap: European SharePoint Conference 2015 in Stockholm

Letzte Woche war es nun endlich so weit – die European SharePoint Conference 2015 (ESPC) fand in Stockholm statt.

Das Line-Up war schon recht beeindruckend: mehr als 1.500 Teilnehmer aus über 50 Ländern konnten sich in über 100 Sessions in acht parallelen Tracks drei Tage lang um alle möglichen Aspekte rund um SharePoint und Office365 austauschen.

Generell waren sehr viele Entwickler-Orientierte Vorträge vorhanden, insbesondere im Zusammenhang mit Office 365 (Unified API) und Azure Active Directory. Ich denke, dass sind die Building-Blocks der Zukunft um Lösungen auf/um/für Office 365 zu entwerfen.

Ein Highlight war am zweiten Tag die Gala auf der unter anderem die Top 25 European Office 365 Influencer geehrt wurden. Diese Gala fand in der City Hall von Stockholm statt, in der sonst auch der Nobel-Preis verliehen wird – ein durchaus beeindruckendes Ambiente für eine solche Veranstaltung!

Keynote

Die ESPC wurde durch eine Keynote von Jeff Teper, Seth Patton und Bill Baer eröffnet. Dabei wurden die Herausforderungen an moderne IT Systeme klar herausgestellt:

  • weiter voranschreitende Digitalisierung unseres Arbeitsalltags
  • stärker Vernetzung
  • immer größere Mengen an Daten
  • sinnvoll und übersichtlich Aufbereitung von Daten

Dazu wurden die aktuellen Entwicklungen in Office 365, OneDrive (for Business) und SharePoint (2016) vorgestellt.

In einer weiteren Keynote zeigte Geoff Evelyn, dass Fortschritt nur dann erreicht werden kann, wenn man sich die Zeit nimmt um auch einen Blick in die Vergangenheit zu werden, das erreichte zu reflektieren und daraus neue Ausrichtungen für die Zukunft zu treffen.

SharePoint 2016

In diesem Zusammenhang wurde die SharePoint 2016 Beta 2 angekündigt, dessen Nachricht auch vom Office Team auf dem Blog veröffentlicht wurde. Diese Beta soll bereits 99% der finalen Funktionen enthalten. Was sich alles in der Beta 2 getan hat kann im Blog nachgelesen werden.

Außer der Ankündigung der Beta 2 von SharePoint 2016 waren keine großen Ankündigungen zu vernehmen. Stattdessen werden wir insbesondere in Office 365 weiterhin immer wieder kleine Veränderungen sehen. Features werden nicht mehr über Monate gesammelt und dann in einem “Big Bang” veröffentlicht, sondern Features werden veröffentlicht wenn sie “bereit” sind.

Yammer

Was in den drei Tagen ESPC aufgefallen ist: während Yammer auf der ESPC 2014 in Barcelona in nahezu jedem Vortrag eine Rolle spielte, wurde Yammer dieses Jahr bis auf wenige Ausnahmen (oder Ausrutscher?) nicht genannt. Hier hätte ich erwartet öfter Office Groups zu hören – aber auch das ist eher im Hintergrund geblieben. Dennoch denke ich, dass wir uns von dem Brand Yammer irgendwann verabschieden müssen. Die Funktionen werden dann in anderen Produkten aufgehen – vielleicht in den Groups.

Workflow Special

Mein persönliches Highlight war natürlich das Workflow Tool Special – wo ich für Nintex angetreten bin um zusammen mit anderen Kollegen exemplarisch zu zeigen wie man einen typischen Geschäftsprozess mit SharePoint Brodmitteln, K2, Nintex und WebCon umsetzen kann. Wer nicht dabei sein konnte: am 3.12. gibt es noch einmal die Gelegenheit das Workflow Special auf den SharePoint Days in München zu besuchen.

Zum Thema European SharePoint Conference gab es unter dem Hashtag #ESPC15 viele interessante Tweets. Ein paar Top Tweets haben wir gesammelt.

The Top 25 European Office365 Influencers…alle Jahre wieder…

Es ist wieder soweit. Die ESPC wirft Ihre Schatten voraus und im Rahmen der Veranstaltung werden, unterstützt durch harmon.ie, auch wieder die Top 25 European Office365 Influencer gewählt. Die Vorschläge sind eingereicht und es ist eine schöne Liste an Pros, quer durch Europa enstanden, die nun auf Eure Stimmen wartet. Natürlich sind auch wieder Kollegen aus der UserGroup und der deutschen Community dabei, die sich sicherlich über Eure Stimmen freuen würden.

Now go and Vote! 🙂 -> http://bit.ly/1WA4Lgb

Vielen Dank im Namen aller Pros auf der Nominiertenliste, die sich alle durch ihre unermüdliche Arbeit für die Community einen Preis und ein noch größeres Dankeschön aus der Community verdient haben.

 

Anlagen versenden per OneDrive und OWA

Dem einen oder anderen ist es vielleicht schon aufgefallen, dass seit kurzem im OneDrive for Business (ODfB) ein Ordner “E-Mail-Anlagen” existiert. Stellt sich die Frage: wofür ist dieser Ordner? Wo kommt der her?

Dabei handelt es sich um ein neues Feature in Office365, genauer gesagt im OWA. Wenn man im OWA eine Anlage in einer Mail versenden will, kann man auswählen ob man eine Datei aus OneDríve versenden möchte oder eine Datei von seinem lokalen Computer versenden will. Bei letzterem kann ich zudem auswählen, dass die Anlagen nicht mit der Mail versendet werden sollen, sondern über mein OneDrive freigegeben werden sollen.

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Nachdem die Datei in OneDrive hochgeladen wurde, kann ich nun in der Mail noch auswählen, ob der Empfänger die Datei auch bearbeiten kann oder ob dieser die Datei nur ansehen kann.

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Wenn der Empfänger noch kein Microsoft Konto hat, dann bekommt er zunächst per Mail einen Hinweis, dass er sich ein neues Konto erstellen muss, bevor er sich die gesendete Datei ansehen kann.

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Ansonsten beinhaltet die Mail wie erwartet lediglich einen Link auf die Datei im OneDrive

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Im OneDrive sieht man ganz normal die Datei in dem Ordner. Was allerdings auffällt ist, dass es a) kein Ribbon (in diesem Ordner!) gibt und b) zwei neue Icons.

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Wenn ich nun mir die Freigabeberechtigungen der Dokumente ansehen, dann sind dort genau die Mail-Empfänger zu sehen.

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Mehr zu dem Feature gibt es auch in dem Blog des Office365 Teams.

Neues Aussehen für Delve

Neue Woche – neue Features Smiley

Dieses mal: Delve.

Es gibt ein paar neue Features in Delve, zum einen gibt es einen schöner gestalteten Kopfbereich, mit Hintergrund (kann man den auch ändern?) von wo aus ich direkt Lync (Chat und Phone) ansprechen kann. Ebenfalls neu ist, dass ich direkt Dokumente in Yammer kommentieren kann.

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Auch die Profilseite ist neu gestaltet, wobei sich mir noch die Frage stellt, warum es zwei Profil-Seiten gibt, die sich vom Design ähnlich sind, aber dann doch wieder verschieden.

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Frühling in der Cloud

Der meteologische Frühling hat begonnen und auch in der Office365 Cloud tut sich so einiges.

Gruppenbenachrichtigungen

So hat Anfang der Woche ein neues Icon Einzug in die Benachrichtigungsleiste von Office365 gehalten: Gruppenbenachrichtigungen.

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Allerdings ist die Anzeige erst einmal noch ein wenig ernüchternd: image

Es ist auch noch nicht ganz klar, was für Meldungen dort mal auftauchen könnten – aktuell werden da noch keine Meldungen angezeigt, das Icon ist also nur für Zukünftige Zwecke schon mal da.

Offenbar hat man auch beim Office365 Team eingesehen, dass eine Anzeige des Icons nicht Sinnvoll ist, wenn man da nichts anzeigen kann. Nachdem also das Icon im Laufe der Woche nun den Weg auf alle meine Office365 Seiten gefunden hat, ist es nun wohl wieder auf dem Rückmarsch, nicht zuletzt aufgrund des Feedbacks aus der Community.

Office365 Profile

Das klassische Profil in Office365, welches über https://busitec-my.sharepoint.com/PersonImmersive.aspx zu erreichen ist, sieht ja eher so aus:

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Nun gibt es aber offenbar eine neue Profil-Seite (https://portal.office.com/profile), die zudem auch noch responsive gestaltet ist. Zu erreichen ist die Seite auch aus dem Menu, wenn man auf dem Zahnrad auf Office365 Einstellungen geht und dann “Ich” auswählt.

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Interessant ist dabei auch, dass ich hier Informationen über mein Konto finden kann, z.B. welche Lizenzen ich alle zugweisen habe.

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Mail (aka Outlook)

Das Outlook web Access horcht nun nicht mehr auf den Namen “Outlook”, sondern nur noch “Mail”. (Viel Spaß für alle, die z.B. Handbücher oder Schulungsmaterialen haben, die auf “Outlook” verweisen Smiley)

Dort gibt es nun ein neues Menu für die Optionen. Das dürfte die Vorbereitung sein, dass bald auch Funktionen wie Clutter ausgerollt werden. Wie man schon von diversen Screenshots gesehen hat, kommt das in dem E-Mail Menu zwischen den “Automatischen Antworten” und den “Posteingangsregeln”.

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Standardeinstellungen Dokumentenbibliotheken

Offenbar ist schon seit einiger Zeit standardmäßig Versionierung für alle Dokumentbibliotheken in Office365 aktiv. Das kann natürlich bei vielen Änderungen an Dokumenten a) zu einem etwas größeren Platzbedarf führen und b) kann es das Laden der Liste/Dokumente unter Umständen auch negativ beeinflussen.

Deshalb hat Microsoft nun die Anzahl der Versionen standardmäßig auf 500 begrenzt – zumindest für alle neu angelegten Site-Collections.

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Das sind zumindest die Dinge, die mir so ad-hoc aufgefallen sind, die sich alle innerhalb einer Woche getan haben. Viel Spaß beim selbst erkunden.

SPRRPC011 – Nachlese Workflow ShootOut Köln

Das 13. Treffen in Köln, diesmal mit einem Special zum Thema Workflow. Vier unerschrockene Experten haben sich zusammengefunden, um in unserer Arena mal ordentlich die Workflow-Muskeln spielen zu lassen. Wir verglichen 4 Technologien und beobachteten die Experten bei der Lösung eines Businessproblems live on Screen. Am Beispiel eines Onboarding Prozesses haben wir die drei Lösungsansätze im Praxistest vergleichen, d.h. die Experten haben ein Zeitlimit unter dem die einzelnen Bausteine umgesetzt werden mussten. Dadurch bekommt man einen sehr umfassenden und praxisnahen Überblick über die Usability und Leistungsfähigkeit der Plattformen. In der Arena traten an:

K2 blackpearl – Christian Kaiser, ConVista Consulting AG

Nintex Workflow – Henning Eiben, busitec GmbH

Microsoft Workflow – Denis Buco, COMPAREX AG und Karsten Pohnke, arvato Systems perdata GmbH

Außerdem wurde im Rahmen des Treffens die ShareDev-Cologne announced.

Links:

ShareConf

ShareDev-Cologne

European SharePoint Conference

The Evolution of SharePoint

Outlook for iOS

A deeper look at Outlook for iOS

Heise Newsticker zu Sicherheitsproblemen mit Outlook für iOS

EU-Parlament blockt Outlook iOS

Office for Android

Jubiläumstreffen – Unser Sponsor AvePoint

Noch knapp 8 Tage bis zum unserem großen Jubiläumstreffen. Unsere Sponsoren machen das alles für uns möglich und übernehmen die kompletten Kosten der Veranstaltung. Dafür möchten wir uns mit ein paar kleinen Sponsorposts bedanken und unseren Sponsoren die Gelegenheit geben, ihr Unternehmen und ihren Sprecher entsprechend vorzustellen. Beginnen wollen wir mit AvePoint Deutschland, die uns schon oft mit tollen Verlosungen und Sprechern unterstützt haben.

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AvePoint ist führender Softwarehersteller von Enterprise-Class Big Data Management-, Governance- und Compliance-Lösungen für unternehmensweite Datensicherheit. AvePoint verwaltet, steuert und reduziert das Risiko von Content- und Collaboration-Plattformen für mehr als 13.000 Organisationen weltweit: darunter Energie- und Versorgungsunternehmen, Finanzdienstleister, Kunden aus Gesundheitswesen und Pharmaindustrie sowie öffentliche Auftraggeber. Minimisieren Sie das Risiko in Ihren Informations-Gateways, indem Sie Content-, Datenschutz und Barrierefreiheit gewährleisten. AvePoint ist ein Depth Managed Microsoft Gold Certified Application Development Partner und Gold Certified Collaboration und Content Partner sowie über strategische Partnerschaften ein GSA Provider der US-Regierung.

Als Sprecher dürfen wir uns auf Alex Katzdobler freuen. Alex ist Technical Solutions Professional bei AvePoint Deutschland GmbH. Seine Schwerpunkte sind überwiegend IT Projektmanagement und der Bereich SQL Programmierung. Durch seine Tätigkeiten bei AvePoint liegen seine Kerngebiete im SharePoint Infrastruktur Umfeld und in der Planung von SharePoint Management Solutions.

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Alex Katzdobler wird über das Thema Sicherung und Wiederherstellung für SharePoint Farmen referieren. Hier ein kurzes Abstract seines Vortrages:

“Sicherung und Wiederherstellung für SharePoint – aber wie?”

“Microsoft SharePoint ist in vielen Unternehmen eine zentrale, unternehmenskritische Applikation. Umso wichtiger ist daher eine zuverlässige Sicherung und Wiederherstellung. Unternehmen mit schnell wachsenden SharePoint Umgebungen sind an einer Sicherung der oft kritischen Daten interessiert und können sich Verluste durch Systemausfälle nicht erlauben. In solchen Fällen ist es jedoch ebenso notwendig, neben den wichtigen Informationen den Kontext bzw. den kompletten Zustand einer SharePoint Farm zu sichern und wiederherstellen zu können. DocAve ermöglicht durch seine Platform und Granular Backup Lösung eine ganzheitliche Methode zur Absicherung von SharePoint Infrastrukturen. Wie das genau geht, werden wir Ihnen in unserem Vortrag zeigen.”

Wir freuen uns sehr auf den Vortrag von Alex Katzdobler und möchten uns sehr herzlich bei AvePoint Deutschland für die großzügige Unterstützung bedanken.