Neues UI für Dokumenten Bibliotheken in SharePoint Online

Nanü, dachte ich mir heute. Was für eine Meldung begrüßt mich denn da in meinem Office365 Tenant beim ersten öffnen einer Dokumentenbibliothek. Offensichtlich rollt im Moment stufenweise das neue UI für selbige in die produktiven Tenants aus.

Damit verschwinden allerdings auch sämtliche UI Anpassungen, die man bisher in den SP Seiten vorgenommen hat und werden durch eine OneDrive sehr ähnliche Ansicht ersetzt. Aber fangen wir mal ganz am Anfang an.

Beim öffnen der Dokumenten Bibliothek präsentiert sich einem zunächst die Anfrage, ob man denn das neue UI mal testen möchte.

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Na gut, dann klicken wir halt mal drauf und lassen uns überraschen. 🙂

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Die neue Oberfläche sieht quasi identisch wie Onedrive for Business aus, bedient sich gleich und passt sich somit recht gut ein in die Strategie, die Tool Landschaft optisch zu harmonisieren. Allerdings verliert man dadurch auch jegliches Branding. Ein Blick in den Code offenbart eine Menge JScript, der in bester Spaghetticode Manier in wenige extrem lange Codezeilen verpackt wurde. Die Listenansicht mit Metadaten etc. lässt sich jederzeit über einen klick wiederherstellen, entweder links oben über das Menü:

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Hier findet man auch vordefinierte Views und den Zugang zu der Ansichtsbearbeitung. Was allerdings vollständig verschwunden ist, ist das Ribbon und entprechende Anpassungen, mit denen man eigene Actions in die Ribbon Bar integriert hat. Die Nutzeraktionen sind quasi verstreut worden über verschiedene Menüs.

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Das finde ich erstmal suboptimal, aber man hat ja noch den Rechtsklick, um in das Kontextmenü zu kommen.

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Evtl. angedockte Workflowactions findet man allerdings gar nicht mehr… Der Workflow Link schickt einen zu den Site Workflows, nicht zu denen der Bibliothek. Aber es muss ja auch noch Luft nach oben sein, oder es ist der erste zarte Hinweis auf das Ende von WF zugunsten von PowerFlows. Ich lasse mich aber gerne belehren, wenn ich es einfach nur nicht gefunden habe.

Der Weg zurück in die “alte” und vertraute SharePoint Welt versteckt sich ganz verschämt in kleiner Schrift links unten in der Ecke.

Ein erstes kleines Fazit. Eigentlich ein genau richtiger Schritt, die OneDrive und SharePoint Welt zumindest optisch wieder anzunähern. Leider wird aber damit die Dokumentenwelt komplett aus der SharePoint Welt herausgehoben, da hier Branding und Funktion verloren gehen und die gewohnte Listenwelt noch im “alten” Look verbleibt. Aber vielleicht steht ja dafür auch schon eine Veränderung in den Startlöchern, wer weiß. Der Funktionsverlust ist allerdings schon arg, da immer noch viele unserer Kunden gerade in der Cloud stark auf Workflows setzen und diese über Custom Actions in der Ribbon Bar oder im Kontextmenü der Dokumente triggern. Diese Funktion ist allerdings aktuell verschwunden. Meine Prognose ist, dass die Kunden diese Änderung zunächst nicht annehmen werden, bis das Thema Funktion wieder en par ist oder durch neuere Technologie ersetzt.

Workflow-Status in Office 365

Die Workflow-Veteranen kenne es: wenn ich in SharePoint einen neuen Workflow veröffentliche, dann wird in der Liste eine neue Spalte erstellt, die den Status des Workflows wiederspiegelt.

In der Regel sind das: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Fehler und Abgebrochen.

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Über entsprechende Actions im Workflow, kann man hier auch einen anderen Status rein schreiben, z.B. ob ein Inhalt genehmigt wurde oder in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Workflow befindet.

Mit SharePoint 2013 hat Microsoft neben der traditionellen Workflow-Engine aus dem .Net Framework auch die Windows Azure Workflows (WAW) mit eingebunden. Diese sind zunächst einmal komplett unabhängig von SharePoint.

Wenn über die WAW ein Workflow veröffentlicht wird, dann wird für diesen Workflow ebenfalls eine neue Spalte angelegt um den Status anzuzeigen, aber der Workflow schreibt im Gegensatz zu den klassischen Workflows wird beim Starten einer neuer Workflow Instanz keinen initialen Status. Das bedeutet, dass die Spalte zunächst leer bleibt.

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Das ist deshalb interessant, weil die Spalte eine Link auf die laufende Workflow-Instanz beinhaltet. Mit einem Klick auf den Link bekommt also direkt alle Aufgaben des Workflows sowie den Workflow-Verlauf angezeigt. Ist die Spalte leer, gibt es als Konsequenz auch keinen Link und somit kommt man nur über das Workflow-Menu des jeweiligen Elements an den Workflowverlauf.

Als Lösung sollte man also als ersten Schritt in einem Workflow immer einen Status setzen – damit sichergestellt ist, dass es den Link in der Spalte auch gibt. Wenn man mit dem SharePoint-Designer einen Workflow erstellt, dann wird automatisch als Status der Name der jeweiligen Workflow-Stufe eingefügt, bei Nintex muss man das manuell mit einer entsprechenden Action machen.

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Zu beachten ist außerdem, dass am Ende des Workflows der Status ggf. noch auf “Abgeschlossen” oder so gesetzt werden sollte. Das gilt sowohl für Nintex als auch für Designer Workflows, sonst bleibt in der Spalte der zuletzt gesetzte Status stehen, der ggf. nicht den tatsächlichen Status des Workflows wiederspiegelt.

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Datenbankzugriff in SharePoint 2013 mit BCS und SQL-Login

Mit dieser Anleitung will ich zeigen, wie man mit dem Secure Store in SharePoint auf Datenbanken über ein SQL-Login zugreifen kann.

Ausgangslage

Ich habe auf einem MS-SQL Server die wohl bekannte NorthWind Datenbank eingerichtet. Auf die Datenbank hat mein Benutzer busitec\eiben Zugriff und es gibt einen SQL-Benutzer mit dem Login “northwnd”.

Externer Inhaltstyp

Zunächst einmal muss der externe Inhaltstyp – wie von Simon auch schon beschrieben – angelegt werden.

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Danach kann man im Vorgangsdesigner eine neue SQL-Verbindung angeben. Hier sind also der Name des SQL-Server (ggf. mit Instanz) und der Name der Datenbank anzugeben. Zudem kann der Verbindung optional noch ein eigene Name gegeben werden.

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Zunächst wird hier für die Verbindung die Identität des Benutzers verwendet. In diesem Fall bin das also ich, also der Benutzer unter dem der SharePoint-Designer ausgeführt wird.

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Nun werden alle Tabelle der Datenbank angezeigt. In diesem Fall erstelle ich aus dem Designer alle Vorgänge für die Tabelle “Customers”.

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Alle Vorgänge bedeutet, dass Operationen zur Listenansicht (zum Lesen aller Elemente und Anzeige in der Listenansicht), zum Lesen eines einzelnen Elements (zur Anzeige in der Dispform oder Editform), zum Aktualisieren eine Elemente (nach der Bearbeitung in der Editform) und zum Erstellen eines neue Elements (durch die Newform) angelegt werden.

Nun können auf Basis dieses externen Inhaltstypes eine Liste und Formulare erstellt werden.

2015-03-20 10_10_41-Liste und Formular für _NorthWind Kunden_ erstellen

Ganz wichtig ist, dass auf dem neu erstellen BCS-Model noch keine Berechtigungen vergeben wurden. Somit kann bisher noch niemand auf die Daten zugreifen. Falls jemand bereits auf die Liste zugreift wird er eine Fehlermeldung von SharePoint erhalten. Also müssen in der Zentraladministration im Business Conectivity Service noch Berechtigungen für das Model vergeben werden.

2015-03-20 10_12_46-Select People and Groups - Internet Explorer

Wenn man nun im SharePoint auf die Liste zugreift, dann erhält man nicht wie erwartet die Liste der Kundendaten.

2015-03-20 10_13_37-Customers - Neuer externer Inhaltstyp (2) Liste lesen - Internet Explorer

Wenn wir noch einmal die Authentifizierungseinstellungen im SharePoint Designer ansehen, dann steht hier, dass der Zugriff auf die Datenbank durch die Windows-Identität des Benutzers erfolgen soll.

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Das setzt voraus, dass Kerberos-(Constrained-)Delegation eingerichtet wurde. In meinem Fall haben aber nicht alle Benutzer Zugriff auf die Datenbank sondern ich möchten eine dedizierten SQL-Benutzer für die Zugriffe verwenden. Wie man an dem Dialog oben erkennen kann, habe ich hier aber keine Möglichkeit einen Benutzernamen oder Password anzugeben, geschweigen denn, dass ich den kompletten Connection-String angeben kann.

Secure-Store To The Rescue

Zunächst ändern wie die Authentifizierungseinstellungen auf Benutzerdefinierte Identität annehmen und definieren eine Anwendungs-ID für den Secure-Store (in diesem Fall “NorthWindSqlLogin”)

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Anschließend erstellen wir in der Zentraladministration eine neue Secure-Store Anwendung mit eben diesem Namen “NorthWindSqlLogin”.

2015-03-20 10_16_20-Create New Secure Store Target Application

Im nächsten Schritt geben wir an, welche Felder im Secure-Store zu der Anwendung abgelegt werden sollen. Standardmäßig sind das die Felder Benutzer und Password, wobei das Passwort vom Typ “Windows Password” ist. Wichtig: dass muss auf “Password” geändert werden!

2015-03-20 10_16_49-Create New Secure Store Target Application

Anschließend kann noch ein Administrator für die Anwendung bestimmt werden – dieser kann später Benutzername und Passwort der Anwendung vergeben und angeben, wer alles diesen Secure-Store-Eintrag lesen kann.

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Nun kann für den neuen Eintrag ein Benutzername und Passwort eingegeben und im Secure-Store gespeichert werden.

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Finale

Beim abschließenden Zugriff auf die Liste werden wie erwartet die Kundendaten aus der NorthWind Datenbank angezeigt.

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Damit die Anmeldung über das SQL-Login passiert ist es wichtig, dass in der Secure-Store Anwendung das Passwort als “Passwort” und nicht als “Windows Passwort” abgespeichert wird. Ansonsten würde eine Authentifizierung mit einem Windows-Account versucht werden – das mag ggf. auch gewollt sein, wenn man z.B. alle Zugriffe auf eine Datenbank über einen einzelnen Windows-Account machen will, aber in diesem Fall war ja explizit ein SQL-Login gewünscht.

UserGroup goes Stockholm!

Dieses Jahr zieh es die European SharePoint Conference (ESPC) im November nach Stockholm. Zum ersten Mal wird die UserGroup Rhein-Ruhr in Form von Karsten, Denis, David, Andrej und mir dort mit einem eigenen Vortrag, unserem Workflow-Shootout, vertreten sein!

Für alle, die noch nie in Stockholm waren oder die gerne zur ESPC möchten (oder beides): es gibt für die ESPC zum einen Promo-Codes mit denen sich an der Konferenzteilnahme sparen lässt, zum anderen können wir aber dort auch als Gruppe buchen und somit günstigere Tarife herausholen.

Wer also daran Interesse hat, der soll sich bei mir melden; wenn wir genug Teilnehmer zusammenhaben werde ich mal entsprechende Gruppenrabatte sichern. Wir freuen uns über alle, die uns in Stockholm besuchen bei unserer Session!

Custom Sharepoint Designvorlage mit PowerPoint 2010

Das optische Erscheinungsbild einer Sharepoint Site ist in den meisten Fällen nicht unerheblich für die Benutzerakzeptanz.
Oft fehlt jedoch die Zeit oder das Budget, sich mit einem aufwändigen Design auseinander zu setzen, oder sogar eine custom Master Page zu erstellen, um die Farben etwas an das Kunden CI anzupassen.
Daher hier ein kleines Beispiel, wie man ohne viel Aufwand mit PowerPoint 2010 eine benutzerdefinierte Sharepoint Designvorlage erstellen kann. Continue reading

No-Code-Ampelfunktion–Teil 1: Bedingte Formatierungen

Los gehts mit dem 1. Teil der Blog Serie “No-Code-Ampelfunktion – Bedingte Formatierung, ContentTypes und SharePoint Designer”.

Alle Ansichten in SharePoint 2010 sind bereits im DefaultXsltListViewWebParts enthalten, die mit SharePoint Designer einfach anzupassen sind:

VORTEIL: Alle Anpassungen verlaufen im Standard! So kann zum Beispiel diese Ansicht weiterhin über die Browser-Oberfläche bearbeitet werden, was unter SharePoint 2007 nicht möglich gewesen ist. Continue reading