Workflow-Verwaltung in Nintex

Nintex Workflow für SharePoint 2010 und SharePoint 2013 hat im Januar eine sehr interessante neue Funktion erhalten: Workflow Inventory.

Diese Funktion ist für SharePoint 2013 ab der Version 3.1.7.0 und für SharePoint ab der Version 2.4.7.0 verfügbar.

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Damit ist es nun möglich aus der Zentraladministration heraus sich einen Überblick über alle vorhandenen Workflows zu verschaffen. Die Übersicht ermöglicht es einem die Site-Collection, die Site die Liste und den Workflow direkt aus der Übersicht heraus aufzurufen.

Zudem ist erkennbar wann ein Workflow zum letzten mal bearbeitet wurde und ob es bereits eine neuer, noch nicht veröffentlichte Version des Workflows gibt. Darüber hinaus kann man auch sehen, wann der Workflow zuletzt ausgeführt wurde. Somit lassen sich z.B. alte und verwaiste Workflows recht leicht identifizieren.

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Bei sehr vielen Workflows ist diese Ansicht womöglich nicht sehr übersichtlich – dazu kann die Liste auch als CSV-Datei exportiert werden um dann z.B. in Excel weiter ausgewertet zu werden.

27. Treffen der SharePoint UserGroup Düsseldorf

Hallo Liebe Mitglieder und Interessierte,

ich möchte Sie heute herzlich zum 26. Treffen der SharePoint UserGroup Düsseldorf einladen. Es ist kaum zu glauben, aber das letzte Treffen ist rund 18 Monate her. Zeit, das zu ändern. Das Echo auf unseren Hilferuf war sehr gut und wir haben nette Menschen gefunden, die uns einen Raum zur Verfügung stellen können. Die UserGroup ist also weiterhin auf Tournee. Dieses mal machen wir am 7. März bei Allgeier Productivity Solutions GmbH in Düsseldorf halt.

Vielen Dank an René Hoegen von Allgeier Productivity Solutions GmbH für die Organisation des Raumes und des Caterings.

Auch diese mal haben wir wieder ein tolles Vortragsprogramm zusammengestellt:

“SharePoint Add-Ins: Funktionserweiterung von Urlaubsverwaltung bis Dateiverschlüsselung” – René Hoegen, Allgeier Productivity Solutions GmbH

René Hoegen arbeitet als Head of Business Collaboration bei der Allgeier Productivity Solutions GmbH und ist zum ersten mal mit einem Vortrag bei einer UserGroup dabei. Herzlich Willkommen!

“Microsoft PowerApps, nur Bier schmeckt besser!” – Henning und Andrej

“Nintex Mobile Enterprise” – Patrick Hosch, Nintex

Patrick Hosch ist Technical Evangelist bei Nintex und einer der frisch gekrönten Top 25 Office 365 influencers. Er ist Experte für no-code/low-code Lösungen, Collaboration und BPM Lösungen. Als Sprecher auf fast allen wichtigen Konferenzen und bei UserGroups ist er in der Community regelmäßiger Gast. Besuchen Sie ihn auf www.projectpoint.at

Über Ihre Teilnahme und interessante Vorträge, Lösungen und Diskussionen würde ich mich sehr freuen.

Hier noch einmal die Daten:
SharePoint UserGroup Düsseldorf

Termin: Montag, 7. März 2016, 18:00 – 20:30 Uhr

Ort: Allgeier Productivity Solutions GmbH, Benrather Schlossallee 121, 40597 Düsseldorf

Informationen zur Anfahrt:

2016-02-22 10_10_04-Kontakt - Allgeier Productivity Solutions GmbHParken können Sie…
– Hinter dem Gebäude begrenzt
– Am Benrather Marktplatz
– In den umliegenden Straßen (z.B. Hildener Straße)

Mit Öffentlichen:
Der Düsseldorfer Hauptbahnhof wird von den meisten nationalen Großstädten direkt angefahren. Ab Düsseldorf Hbf fahren die Linien S6 und S68 bis zum Bahnhof Benrath, von dort sind es etwa 10 Minuten Fußweg bis zum Veranstaltungsort.

Anmeldung: Um Anmeldung zu dieser Veranstaltung wird gebeten! Anmeldung in der Xing Gruppe oder unter:

e-mail: info@sharepoint-rhein-ruhr.de

Bitte melden Sie sich nur an, wenn Sie an dem Termin auch wirklich teilnehmen möchten.

Siehe auch:

http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de

SharePointCommunity: http://sharepointcommunity.de/groups/duesseldorf/default.aspx
oder auf unserer Xing Seite: https://www.xing.com/net/spugddf/

Ansprechpartner:
Andrej Doms (ConVista Consulting)
Tel. 0178 888 6018

Neben den Vorträgen gibt es bei einem Snack hoffentlich reichlich Gelegenheit für Sie, mit den anwesenden Experten ins Gespräch zu kommen.

Ich freue mich, Sie alle am 07. März begrüßen zu dürfen.
Herzliche Grüße

Andrej und Henning

Nintex Site Workflows in Office 365 starten

Nintex Workflow für Office 365 ist ein wenig anders als man dass vielleicht aus den früheren (On-Premise) Versionen gewohnt ist.

So gibt es z.B. keinen Menu-Eintrag in den Site-Actions oder auch keine Einstellungen in den Site-Settings.

Um einen neune Listen-Workflow zu erstellen kann man den Workflow-Designer direkt aus dem Ribbon starten (anstatt über das Workflow-Menu des Ribbons).

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Aber wie erstellt man einen Site-Workflow? Indem in die Übersicht des Websiteinhalts wechselt und die Nintex-App startet. Hier kann man neue Site-Workflows erstellen

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Workflow-Status in Office 365

Die Workflow-Veteranen kenne es: wenn ich in SharePoint einen neuen Workflow veröffentliche, dann wird in der Liste eine neue Spalte erstellt, die den Status des Workflows wiederspiegelt.

In der Regel sind das: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Fehler und Abgebrochen.

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Über entsprechende Actions im Workflow, kann man hier auch einen anderen Status rein schreiben, z.B. ob ein Inhalt genehmigt wurde oder in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Workflow befindet.

Mit SharePoint 2013 hat Microsoft neben der traditionellen Workflow-Engine aus dem .Net Framework auch die Windows Azure Workflows (WAW) mit eingebunden. Diese sind zunächst einmal komplett unabhängig von SharePoint.

Wenn über die WAW ein Workflow veröffentlicht wird, dann wird für diesen Workflow ebenfalls eine neue Spalte angelegt um den Status anzuzeigen, aber der Workflow schreibt im Gegensatz zu den klassischen Workflows wird beim Starten einer neuer Workflow Instanz keinen initialen Status. Das bedeutet, dass die Spalte zunächst leer bleibt.

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Das ist deshalb interessant, weil die Spalte eine Link auf die laufende Workflow-Instanz beinhaltet. Mit einem Klick auf den Link bekommt also direkt alle Aufgaben des Workflows sowie den Workflow-Verlauf angezeigt. Ist die Spalte leer, gibt es als Konsequenz auch keinen Link und somit kommt man nur über das Workflow-Menu des jeweiligen Elements an den Workflowverlauf.

Als Lösung sollte man also als ersten Schritt in einem Workflow immer einen Status setzen – damit sichergestellt ist, dass es den Link in der Spalte auch gibt. Wenn man mit dem SharePoint-Designer einen Workflow erstellt, dann wird automatisch als Status der Name der jeweiligen Workflow-Stufe eingefügt, bei Nintex muss man das manuell mit einer entsprechenden Action machen.

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Zu beachten ist außerdem, dass am Ende des Workflows der Status ggf. noch auf “Abgeschlossen” oder so gesetzt werden sollte. Das gilt sowohl für Nintex als auch für Designer Workflows, sonst bleibt in der Spalte der zuletzt gesetzte Status stehen, der ggf. nicht den tatsächlichen Status des Workflows wiederspiegelt.

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Recap: European SharePoint Conference 2015 in Stockholm

Letzte Woche war es nun endlich so weit – die European SharePoint Conference 2015 (ESPC) fand in Stockholm statt.

Das Line-Up war schon recht beeindruckend: mehr als 1.500 Teilnehmer aus über 50 Ländern konnten sich in über 100 Sessions in acht parallelen Tracks drei Tage lang um alle möglichen Aspekte rund um SharePoint und Office365 austauschen.

Generell waren sehr viele Entwickler-Orientierte Vorträge vorhanden, insbesondere im Zusammenhang mit Office 365 (Unified API) und Azure Active Directory. Ich denke, dass sind die Building-Blocks der Zukunft um Lösungen auf/um/für Office 365 zu entwerfen.

Ein Highlight war am zweiten Tag die Gala auf der unter anderem die Top 25 European Office 365 Influencer geehrt wurden. Diese Gala fand in der City Hall von Stockholm statt, in der sonst auch der Nobel-Preis verliehen wird – ein durchaus beeindruckendes Ambiente für eine solche Veranstaltung!

Keynote

Die ESPC wurde durch eine Keynote von Jeff Teper, Seth Patton und Bill Baer eröffnet. Dabei wurden die Herausforderungen an moderne IT Systeme klar herausgestellt:

  • weiter voranschreitende Digitalisierung unseres Arbeitsalltags
  • stärker Vernetzung
  • immer größere Mengen an Daten
  • sinnvoll und übersichtlich Aufbereitung von Daten

Dazu wurden die aktuellen Entwicklungen in Office 365, OneDrive (for Business) und SharePoint (2016) vorgestellt.

In einer weiteren Keynote zeigte Geoff Evelyn, dass Fortschritt nur dann erreicht werden kann, wenn man sich die Zeit nimmt um auch einen Blick in die Vergangenheit zu werden, das erreichte zu reflektieren und daraus neue Ausrichtungen für die Zukunft zu treffen.

SharePoint 2016

In diesem Zusammenhang wurde die SharePoint 2016 Beta 2 angekündigt, dessen Nachricht auch vom Office Team auf dem Blog veröffentlicht wurde. Diese Beta soll bereits 99% der finalen Funktionen enthalten. Was sich alles in der Beta 2 getan hat kann im Blog nachgelesen werden.

Außer der Ankündigung der Beta 2 von SharePoint 2016 waren keine großen Ankündigungen zu vernehmen. Stattdessen werden wir insbesondere in Office 365 weiterhin immer wieder kleine Veränderungen sehen. Features werden nicht mehr über Monate gesammelt und dann in einem “Big Bang” veröffentlicht, sondern Features werden veröffentlicht wenn sie “bereit” sind.

Yammer

Was in den drei Tagen ESPC aufgefallen ist: während Yammer auf der ESPC 2014 in Barcelona in nahezu jedem Vortrag eine Rolle spielte, wurde Yammer dieses Jahr bis auf wenige Ausnahmen (oder Ausrutscher?) nicht genannt. Hier hätte ich erwartet öfter Office Groups zu hören – aber auch das ist eher im Hintergrund geblieben. Dennoch denke ich, dass wir uns von dem Brand Yammer irgendwann verabschieden müssen. Die Funktionen werden dann in anderen Produkten aufgehen – vielleicht in den Groups.

Workflow Special

Mein persönliches Highlight war natürlich das Workflow Tool Special – wo ich für Nintex angetreten bin um zusammen mit anderen Kollegen exemplarisch zu zeigen wie man einen typischen Geschäftsprozess mit SharePoint Brodmitteln, K2, Nintex und WebCon umsetzen kann. Wer nicht dabei sein konnte: am 3.12. gibt es noch einmal die Gelegenheit das Workflow Special auf den SharePoint Days in München zu besuchen.

Zum Thema European SharePoint Conference gab es unter dem Hashtag #ESPC15 viele interessante Tweets. Ein paar Top Tweets haben wir gesammelt.

Debugging von Nintex Workflows

Das Debuggen von Workflows ist immer wieder eine Herausforderung, insbesondere im Umfeld von SharePoint. Die hauseigenen Workflows, die man mit dem SharePoint-Designer erstellen kann, lassen Funktionen für das Debugging nahezu ganz vermissen. Man kann hier ausschließlich in den Workflow-Verlauf Nachrichten schreiben um nachvollziehen zu können, welchen Weg ein Workflow während der Ausführung gegangen ist. Das ist aus mehreren Gründen “problematisch”:

Man muss sehr viele Nachrichten in den Verlauf schreiben, typischerweise gibt man dort den Wert von Variablen aus und beschreibt den Fortschritt. Diese Workflow-Schritte haben keine funktionale Bedeutung für den eigentlichen Prozess, kosten aber dennoch “Zeit”. Zudem dienen diese Schritte ja auch nicht dem eigentlichen Workflow und “verstopfen” somit den eigentlichen Prozess.

Als Programmierer ist man das “mehr” gewohnt. Wenn man nachvollziehen will warum sich ein Programm auf die eine oder andere Art & Weise verhält, dann “debuggt” man das Programm einfach. Währenddessen kann man sich den Inhalt von Variablen ansehen und somit nachvollziehen welchen Weg ein Programm genommen hat.

Bei Nintex geht das ebenfalls. Neben der visuellen Darstellung des Workflows, der den durchlaufenen Pfad farblich kennzeichnet (grün) und die aktuell ausgeführte Aktion hervorhebt (gelb) gibt es das sogenannte Verbose Logging.

Workflow-Verlauf

Beim Verbose Logging werden bei jeder Aktion die Werte von allen Variablen und den wichtigsten Workflow-Daten zu beginn der Aktion und am Ende der Aktion aufgezeichnet. Wenn man sich anschließend den Ablauf des Workflows ansieht kann man mit einem Klick auf eine Aktion sich all dieser Vorher/Nachher Werte anzeigen lassen. Änderungen, die während der Aktion an Werte vorgenommen wurden werden dabei ebenfalls farblich hervorgehoben.

Verbose Logging

Dabei ist allerdings zu beachten, dass diese Transparenz im Workflow durchaus ihren Preis hat. Das Aufzeichnen dieser ganzen Werte kostet Zeit und all diese Werte müssen in der Nintex-Datenbank gespeichert werden. Laufen sehr viele Workflow-Instanzen parallel, dann kann die Größe der Datenbank auch durchaus schnell anwachsen.

Um das Verbose Logging zu nutzen muss das in den Workflow-Einstellung des jeweiligen Workflows aktiviert werden. Somit werden nicht automatisch für alle Workflows diese Daten gesammelt, sondern man kann das pro Workflow individuell aktivieren. Zudem muss die Funktion auch noch global in der Zentraladministration einmalig aktiviert werden, zusammen mit der Angabe, wie lange die detaillierten Informationen gespeichert werden sollen.

Workflow-Einstellungen

Einstellung zum Verbose-Logging in der Zentraladministration

Wenn bspw. bei einem Workflow das Verbose Logging aktiv ist um den Ablauf auf einem Testsystem genau nachzuverfolgen und dieser Workflow anschließend ohne Anpassung auf ein Produktivsystem transportiert wird, dann muss das nicht zwangsläufig zu Leistungseinbußen führen, wenn auf dem Produktivsystem in der Zentraladministration die Funktion für das Verbose Logging nicht aktiv ist.