SharePoint 2013 – Aufgabenliste verschickt keine E-Mails mehr?!

Seit SharePoint 2013 fehlt in den Einstellungen einer SharePoint Aufgabenliste die Option “Send e-mail when ownership is assigned? (Yes/No).”. Ich vermute einen Bug in der Oberfläche, der eventuell irgendwann wieder rausgepatchet wird. Nichts desto trotz schreibe ich einen kurze Artikel, wie man dieses Phänomen beheben kann.

Es gibt verschiedene Lösungsansätze, die ich hier kurz darstelle. Eins vorweg: Die Option 3 wäre immer meine erste Wahl!

1. Issue-List beinhaltet die Option noch
Also anstelle der Aufgabenliste das o.g. Template nutzen (vgl. Technet ).

2. Das “alte” Template verwenden:
Über einen URL-Aufruf kann das “alte” 2010er Template aufgerufen werden. (vgl. TechNet)
http://siteurl/_layouts/15/new.aspx?FeatureID={00BFEA71-A83E-497E-9BA0-7A5C597D0107}&ListTemplate=107

3. Powershell
Aus meiner Sicht die sauberste und beste der drei Alternativen. Benötigt natürlich Zugriff auf den Server, bzw. Zugriff auf einen Administrator. 😉

$web = Get-SPWeb "http://MeineWebseite"
$list = $web.Lists.TryGetList("Tasks")
$list.EnableAssignToEmail = $true
$list.Update()

Wie organisiere ich meine Dokumente in SharePoint? Ordner? Metadaten? – BEIDES!

Hallo zusammen,

lange habe ich projektbedingt nichts mehr geschrieben – das will ich hiermit nachholen. 🙂

Ich widme mich heute einem Thema, das ich von der SharePoint Konferenz in Las Vegas mitgebracht habe und mir jetzt lange genug unter den Nägeln gebrannt hat. Inspiriert hat mich Scott Jamison mit dem Vortrag:

“Making SharePoint Collaboration Rock by Increasing Discoverability”

Achtung ab hier folgt viel Text! Wer das nicht lesen will, sondern sofort zur coolen Lösung springen möchte, sollte weiter nach unten zur Überschrift “Lösung” scrollen! 🙂

Scott hat hier ein paar grundsätzliche Regeln vorgestellt, die bei dem Aufbau einer Collaboration-Plattform beachtet werden sollten. Es sind vor allem diese Grundsätze:

  • Verfolge einen klaren Leitfaden und eine klare Struktur
    • Verwende lieber weniger Metadaten als mehr!
    • Verwende wenige Schachtelungstiefen
  • Gebe den Anwendern einen einfachen und nachvollziehbaren Einstieg
    • Einfache Navigation
    • Schnelle Einstiegspunkte (nicht erst fünfmal Klicken)
  • Keep it simple, stupid! (KISS)
    • Verwende weniger Metadaten!!! (ja ich wiederhole mich!) 🙂
  • Verwende verschiedene Ansichten für bereitstellende und konsumierende Benutzer

Warum reite ich so auf dem Thema Metadaten rum?

Der Grund ist relativ einfach: Es wurde lange Zeit postuliert (ja auch von mir selbst), dass mit der Einführung von SharePoint bloß niemand mehr auf die Idee kommen soll Ordner zu verwenden. Ordner sind abgrundtief böse, von Natur aus schlecht und man verwendet diese einfach nicht mehr! Coole Jungs (und Mädchen) bauen eine möglichst komplexe Metadatenstruktur mit möglichst vielen (ineinander geschachtelten) Inhaltstypen und möglichst vielen Spalten pro Inhaltstyp. Jetzt steht man allerdings vor einem Problem: Die Anwender füllen die Felder nicht aus! Macht nichts, dafür gibt es ja Pflichtfelder und davon möglichst viele! 😉

Nun mal wieder etwas ernsthafter und vergleichen Metadaten und Ordner mal miteinander… 🙂

Metadaten:

Metadaten sind schon lange und Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen bekannt. Sie bieten eine einigermaßen einfache (wenn man es nicht übertreibt) Möglichkeit, Dokumente zu strukturieren und wiederzufinden. Metadaten sind außerdem für die SharePoint Suche immens wichtig.

Vorteile:

  • Man findet Dokumente einfacher
    • Durch intelligente Filteroptionen
    • Durch die SharePoint integrierte Suche (crawled und managed Properties, Relevanzen etc.)
  • Man legt die Daten wirklich strukturiert ab
  • Man überlegt sich eine Struktur und lässt es nicht wild wachsen

Nachteile:

  • Komplett anderes Vorgehen für die meisten Benutzer -> Umstellung in der täglichen Arbeitsweise
  • Gefahr das Dokumente “überstrukturiert” werden d.h. das zu viele Spalten ausgefüllt werden müssen und der Anwender sich dadurch gegängelt fühlt
  • Gefahr das es viel zu komplex wird
  • Vorgehen ist wenig intuitiv für die Benutzer
  • OneDrive / Explorer stellen die Metadaten nicht dar
  • Keine native Verschlagwortung mehrerer Dokumente auf einmal (Jedes Dokument muss ohne Drittanbieter-Tools separat angefasst werden)

Ordner:

Auf der Gegenseite steht die Verwendung von Ordnerstrukturen. Dies kennen und verwenden die Anwender bereits seit Jahrzehnten. Hier fühlen sie sich einfach heimisch.

Vorteile:

  • Dokumente können schnell bereitgestellt werden (kein langes Ausfüllen der Metainformationen)
  • Verwendung durch die Benutzer bekannt => Lösung wird schneller adaptiert und ist intuitiv
  • Datei-Explorer Integration!!!
  • Auch in OndDrive synchronisierten Bibliotheken sichtbar
  • Zusätzliche Rechtevergabeoption

Nachteile:

  • Das Suchen wird schwierig
  • Häufig entsteht Wildwuchs
  • Die SharePoint Suche wird nicht voll ausgenutzt

Lösung:

Gibt es jetzt eine Möglichkeit beide Welten irgendwie zu vereinen? Antwort: JA – durch die “Column Default value settings”! Diese Option ist in den Einstellungen der Dokumentbibliotheken verfügbar. Sie führt dazu, dass Metadaten einem Dokument automatisch hinzugefügt werden, sobald diese in einem bestimmten Ordner hinterlegt werden.

Einfaches Beispielszenario:

Ich habe das Szenario für den Beitrag bewusst einfach gehalten, damit es nachvollziehbar bleibt.

  • Verwaltung von Kundendokumenten
  • Zwei verschiedene Metainformationen
    • Kundenname
    • Dokumentart: Vertrag, Angebot, Kostenvoranschlag
  • Verwendung von Ordnern und Metadaten

Vorgehen:

1. Erstellen einer Dokumentbibliothek “Kunden” und Anlegen der beiden obigen Spalten als “Auswahl”-Feld

Spaltenübersicht:

.

Spalte “Kunde” Spalte “Kategorie”050614_1635_Wieorganisi3.png

2. Anlegen der Ordnerstruktur

– Ebene 1: Kundenname
– Ebene 2: Dokumentenkategorie (Angebot, Vertrag, Kostenvoranschlag)

1. Ebene: 2. Ebene:

3. Setzen der Column default value settings:

Auf der linken Seite wird die Ordnerstruktur als “Tree-View” dargestellt. Hier klickt (1) man jetzt auf den gewünschten Ordner (z.B. BMW). Danach klickt (2) man auf die gewünschte Metainformation / Spalte (in diesem Fall “Kunde”)

Einstellung

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem der gewünschte Standardwert des Ordners eingetragen werden kann.

Ein grünes Rädchen am Ordner verrät, dass hier Werte gepflegt wurden.

Wichtig: Die Werte werden an die untergeordneten Objekte standardmäßig vererbt. Man muss diese als nicht doppelt pflegen!

4. Testen:

Sobald alle Werte den Ordnern zugewiesen wurden, kann auch schon getestet werden. Ich öffne für diesen Fall den Ordner “BMW” -> “Vertrag” und ziehe per Drag and Drop ein Dokument in den Ordner und die Metadaten werden direkt übernommen:

Das Ganze funktioniert auch über den “File-Explorer” und mit mehreren Dokumenten auf einmal:

Upload1

Im Browser werden die Dateien auch direkt mit den Metainformationen versehen:

Die automatische Verschlagwortung funktioniert auch über die Explorer-View aus dem Dateisystem oder im OneDrive. Dies macht es noch einfacher viele Dokumente schnell bereit zu stellen.

5. Verbesserung der Suche für die Anwender:

Über dieses System können Dokumente sehr schnell verschlagwortet werden ohne das sich der Anwender großartig darüber den Kopf zerbrechen muss. Wenn nun aber jemand Dokumente suchen will, hat man erstmal wieder die Ordnerstruktur, durch die man durchklicken muss. Um dies zu verbessern, sollte jetzt eine eigene Ansicht gebaut werden, die die Ordnerstrukturen ignoriert.

Neue View erstellen und die gewünschten Felder auswählen:

Danach kann man in der Rubrik “Ordner” auswählen, ob die Ordnerstruktur für die View beibehalten oder eine flache Liste der Dokumente angezeigt werden soll:

Danach kann man in der Ansicht wie gewohnt filtern:

Filter

Zusätzlich kann jetzt natürlich noch die SharePoint Suche über die “crawled” und “managed” Properties angepasst werden. Das würde aber hier ein wenig zu weit führen. 😉

Fazit:

Eine Interessante Option um die Welten “Ordner” und “Metadaten” miteinander zu kombinieren. Man muss aber aufpassen, dass die Regeln nicht zu komplex und die Verschachtelung zu tief wird. Ansonsten ist das Ganze später nicht mehr wirklich wartbar.

SharePoint 2013 / Office 365 (Beta) & Website Mailbox

Heute habe ich mich wieder mit einer interessanten Neuerung in SharePoint 2013, dieses Mal im Gewand von Office 365, beschäftigt. Konkret geht es um die Website Mailbox. Mit dieser ist es möglich, jeder SharePoint Webseite eine eigene, gemeinsam genutzte Exchange Mailbox zuzuweisen. Administratoren und Mitglieder (dies bezieht sich auf die korrespondierenden SharePoint-Gruppen) der Webseite können dann gemeinsam auf Emails, die an die Mailbox geschickt werden, zugreifen, diese bearbeiten oder beantworten. Die Mailbox könnte zum Beispiel auf einem Projektarbeitsbereich, vielleicht auch als Support-Mechanismus oder Ticketsystem genutzt werden. Continue reading

SharePoint 2013 (Beta) & Content Search Webpart…

… oder “Wo ist mein Content Query Webpart?”

SharePoint 15 ist nun wenige Wochen alt und nicht Wenigen wird aufgefallen sein, dass das Content Query Webpart nicht mehr vorhanden. Stattdessen wurde es durch das “Content Search”-Webpart ersetzt, mit dem es nun möglich ist verschiedenste Search-Queries zu implementieren und diese dann in einem Webpart, grafisch aufbereitet, darstellen zu lassen. Es muss denke ich nicht groß erwähnt werden, dass eine funktionierende Suchdienstanwendung vorhanden sein muss. Zwinkerndes Smiley

Wie sieht nun das Webpart aus? Was macht es und welche Einstellungsmöglichkeiten gibt es? Zumindest für den letzten Teil der beiden Fragen reicht höchstwahrscheinlich ein Blogeintrag nicht aus . Das Webpart ist so umfangreich, dass man beim ersten Aufruf fast schon von der Fülle an Konfigurationsmöglichkeiten erschlagen wird. Continue reading

SharePoint 2013 (Beta) & Continuous Crawling

Ein neues Feature in SharePoint 2013 (oder SharePoint 15 Smiley ) ist das “Continuous Crawling” von Inhaltsquellen der Suche. Die Konfiguration dieses Features geht leicht von der Hand und wird jedem ins Auge gefallen sein, der bereits die SharePoint 15 Suche installiert und konfiguriert hat.

Sobald eine neue Inhaltsquelle eingebunden wird, kann im Bereich “Crawl Schedules” die Option “Enable Continuous Crawls” aktiviert werden.

image Continue reading

SharePoint 2013 (Beta) – Installation & Konfiguration der Search Service Application

Nachdem ich jetzt ein paar Testinstallationen von SharePoint durchgeführt habe, wollte ich kurz meine ersten Erfahrungen festhalten.

Die Installationsroutine von SharePoint 2013 verläuft an sich genauso wie die Installationen von SharePoint 2010. Ebenso hat sich die Oberfläche der Zentraladministration (vom Metro-Style mal abgesehen) nur marginal verändert und die Implementierung der Dienstanwendungen verläuft ebenfalls nahezu analog zu SP2010. Die verantwortlichen Personen wird es freuen, da die Einarbeitung doch deutlich vereinfacht wird. Das heißt allerdings auch, dass die “Problemkinder” (z.B. der Benutzerprofildienst oder die Suchdienstanwendung) weiterhin Kopfschmerzen verursachen können und werden.

Einer meiner ersten Schritte bei der Konfiguration einer SharePoint Infrastruktur ist das Aufsetzen der Suchdienstanwendung. Dies kann, je nach vorhandener Infrastruktur durchaus auch mal länger dauern. Hier gibt es verschiedene Ansätze, die Dienstanwendung zu implementieren: Continue reading

SharePoint 2010 – User Profile Service startet nicht

Ja ich weiß, eigentlich ist das ein alter Hut und ein übliches Problem wenn versucht wird die Benutzerprofildienstanwendung zu starten. Es gibt hierzu auch unzählige Blogbeiträge, die sich genau mit diesem Problem beschäftigen und in 99% der Fälle auch helfen sollten.

Die erste Anlaufstelle ist wohl immer http://www.harbar.net/articles/sp2010ups2.aspx. Hier werden unzählige Möglichkeiten aufgezählt, was alles schiefgegangen sein könnte, wenn die Benutzerprofildienstanwendung nicht starten möchte. Was passiert aber, wenn diese Lösungsvorschläge nicht helfen? Genau: Man bemüht eine Suchmaschine seiner Wahl und versucht so dem “Stuck on starting” Problem auf die Spur zu kommen. In meinem Fall war es nun leider so, dass mich sämtliche Suchergebnisse der ersten beiden Seiten (egal ob Bing oder Google) der Lösung kein Stück näher gebracht haben. Ich musste zudem ein Szenario beobachten, dass ich so noch nicht gesehen habe – aber der Reihe nach. Continue reading

SharePoint 2010 – FIM Dienst beendet aufgrund inkorrekter Datenbank Schema Version

Heute wurde ich mit folgendem Szenario konfrontiert:
Auf einmal – ab 2.00 Uhr nachts (es ist also wahrscheinlich das kein Administrator eingegriffen hat) zeigten die Windows Event Logs meiner Entwicklungs- und meiner Produktivumgebung foldenden Fehler (Wiederholung stündlich):

Source: FIMSynchronizationService
Event ID: 6324
Task Category: Server
Details:
“BAIL: MMS(13324): storeimp.cpp(308): 0x80230443 (Service start up has failed. Cannot open the FIM Synchronization Service database because the database schema version in existing database does not match the required version.)

ERR: MMS(13324): server.cpp(373): Failed to connect to the database Benutzerprofildienst-Anwendung_SyncDB_4e2f68df9d94448692f2419250f27473 on S060A0245 Continue reading